Wie man eine Online Konferenz mit fast 350 Teilnehmern organisiert

Die neunte Ausgabe unserer Google Analytics Conference (GACon) hat uns vor große Herausforderungen gestellt. Dabei hat alles noch vollkommen routiniert begonnen: Das Event sollte von 1.-3. April 2020, wie bereits in den letzten Jahren auch, im einmaligen Ambiente des Schloss Schönbrunn in Wien stattfinden – inkl. Networking im Weingarten als besonderes Highlight. Soweit der Plan.

Doch dann kam Corona. Und damit auch diverse Vorschriften zur Eingrenzung der Verbreitung von COVID-19. Drei Wochen vor dem Event war klar: Eine Vor-Ort Konferenz wie bisher ist dieses Jahr definitiv nicht möglich.  Step 1: Krisensitzung. Was machen wir jetzt? Verschieben? Absagen? Alle Speaker waren organisiert, die Agenda fixiert und der Ticketverkauf in vollem Gange. Alles einfach zu canceln wäre mehr als schade gewesen. Daher war schnell der Entschluss gefasst, dass wir die Situation als Chance nutzen und unsere erste, dreitägige Remote Konferenz veranstalten werden.  Step 2: Organisation. Technische Optionen und Machbarkeiten prüfen, mit den Teilnehmern kommunizieren, Speaker und Partner informieren sowie den Content auf der Website und im Marketing anpassen – es war ausreichend zu tun. Unsere Best Practice Tipps von der diesjährigen Konferenz haben wir hier für euch zusammengefasst.  

#1: Die Technik

Über 20 Speaker und fast 350 Teilnehmer an den drei Konferenztagen, mehrere parallele Sessions sowie praxisorientierte Hands-On Trainings sind natürlich große Herausforderungen für eine Online Konferenz. Wir haben uns letztendlich dazu entschieden, jeweils ein Google Hangouts Meet als Webinar-Raum zu verwenden.  Unsere Tipps:

• Interaktion ermöglichen – Räumliche Distanzierung ≠ soziale Distanzierung! Bei uns hatten die Teilnehmer über einen Chat, der für alle einsehbar war, jederzeit die Möglichkeit untereinander und mit den Speakern in Kontakt zu treten. Anmerkung: Auch der Kontakt via Mikrofon/Voice wäre möglich gewesen – wir hatten jedoch im ersten Schritt bei so vielen Teilnehmern darauf verzichtet und es nicht als nachteilig erlebt.
• Unterstützung durch Assistants – Am Konferenztag und pro Training haben wir den Speakern einen Assistenten zur Seite gestellt, der unter anderem die Fragen der Teilnehmer moderiert hat. (Danke an der Stelle nochmal an meine KollegInnen die das wirklich wunderbar gemacht haben!)
• Recordings und Livestream als Fallback – Für den Fall dass doch etwas nicht klappt, sollte es einen Plan B geben. Bei der GACon 2020 war es z.B. ein YouTube Livestream, der nicht öffentlich gepostet wurde. Ebenso wurden die Workshops am Haupttag aufgezeichnet und den Teilnehmern im Nachgang zur Verfügung gestellt. 

#2: Teilnehmer-Kommunikation

Wie schon erwähnt besuchen die Google Analytics Conference jährlich zahlreiche Teilnehmer aus dem gesamten deutschsprachigen Raum. Die Kommunikation mit den Ticketkäufern war einer der aufwändigsten Punkte beim Switch vom Vor-Ort zum Online Event. Unsere Tipps: 

• Frühzeitige Kommunikation – Viele Events wurden abgesagt, was natürlich auch bei unseren Teilnehmern für Zweifel gesorgt hat, ob die GACon stattfinden kann. Sobald klar war, dass wir die Konferenz dieses Jahr nicht wie geplant vor Ort veranstalten, haben wir alle Ticketkäufer informiert.
• Erreichbarkeit – Was ohnehin bei Veranstaltungen klar sein sollte, gilt in Ausnahmesituationen wie jener rund um das Corona Virus umso mehr: für Fragen sollte man immer erreichbar sein – am besten telefonisch und per Mail. Das bietet viel Sicherheit für alle Teilnehmer.
• Flexibilität – “Kann ich spontan das Training wechseln?”, “Kann ein Kollege statt mir teilnehmen?”, “Kann ich für morgen noch ein Ticket buchen?” – solche Anfragen kommen bei Online Events vermehrt auf Veranstalter zu. Wir konnten alle mit ja beantworten und haben dafür tolles Feedback erhalten. 
• Mehr Zeit für Administration einplanen – All die Flexibilität erfordert auch einen Mehraufwand in der Administration: Umbuchungen, Antworten, Klärungen – natürlich auch der Situation geschuldet.

 

#3: Speaker-Koordination

Auf der GACon geben internationale Speaker ihr Wissen weiter – in diesem Jahr z.B. nicht nur aus Österreich und Deutschland, sondern auch aus den Niederlanden und sogar aus San Francisco. Das heißt aber auch: alle Vortragenden sitzen an unterschiedlichen Orten (mit teilweise unterschiedlichen Zeitzonen). Eine frühzeitige Kommunikation mit allen Speakern ist also wesentlich, damit an den Veranstaltungstagen alles reibungslos abläuft.  Unsere Tipps:

• Technik Vorab-Check – Alle Speaker müssen fit mit der Präsentationssoftware sein. Eine Generalprobe inkl. Überprüfung von Audio und Einblenden der Präsentation schadet nie! 
• Virtuellen Raum für interne Abstimmungen einrichten – Damit ist ganztägig jederzeit eine Kontaktaufnahme zwischen Speakern und Organisations-Team möglich. 
• Zeitzonen beachten 🙂 16 Uhr in D-A-CH ist 7 Uhr Früh in San Francisco. Eventuell muss also die Agenda etwas abgeändert werden.

 

Behind the scenes: ein paar Backstage-Einblicke zur GACon 2020

Wo machbar haben wir Speaking und Organisation der Google Analytics Conference 2020 aus unseren Homeoffices durchgeführt und gemerkt: es geht, man muss nur ein bisschen erfinderisch sein. Unabdingbar dabei sind mindestens zwei parallele Screens. Zur Not nimmt man eben zwei Laptops und einen Schuhkarton zur Erhöhung 🙂  

Fazit – es klappt auch Remote! 

Trotz ein paar Bauchschmerzen vorab – unsere erste Remote Konferenz ist vollkommen reibungslos abgelaufen. Das liegt nicht nur am Engagement aller Speaker und des Orga-Teams, sondern vor allem auch an der Offenheit der Teilnehmer gegenüber dem neuen Format.  Vielen Dank auch für euer unschlagbar tolles Feedback zur Konferenz!

Ausnahme-Situationen wie jene rund um Corona erfordern eben auch Ausnahme-Maßnahmen. Wer weiß, vielleicht werden wir zukünftig auch vermehrt über alternative Veranstaltungsformate nachdenken. Immerhin haben wir gelernt, dass man das Networking-Bier auch Remote trinken kann und dass Online Formate auch ihre Vorteile mit sich bringen – zum Beispiel dass das Wegräumen nach dem Event entfällt 🙂  Zum Schluss noch ein Save The Date: Die 10. Google Analytics Conference findet von 14.-16. April 2021 statt.  Alle Inhalte der GACon 2020 könnt ihr übrigens in diesem Recap-Blogartikel zur Google Analytics Conference nachlesen.